đ”ïž Comment maintenir l'intĂ©gritĂ© de vos donnĂ©es ? đ”ïž
En prévision d'un audit, il est crucial de mettre à jour votre base de données pour démontrer la diligence de votre organisation dans la gestion des données.
Cette démarche garantit non seulement la sécurité et la conformité réglementaire de votre systÚme, mais aussi la pertinence des informations stockées.
Ăvaluation de vos donnĂ©es : Identification des donnĂ©es obsolĂštes
Pour déterminer quelles données dans votre base sont devenues obsolÚtes, il est important de passer en revue chaque segment de données selon des critÚres spécifiques :
Utilisateurs :
Vérifiez l'ensemble des utilisateurs renseignés dans votre plateforme afin d'archiver tout utilisateur ne faisant plus partie de votre entreprise. Vous pouvez vous rediriger vers votre référent Mercateam pour suppression de ces utilisateurs archivés afin d'avoir une base de données propre.
Mercatips : Mettre à jour mes utilisateurs me permet d'obtenir des données précises sur le taux d'utilisation et de suivre l'activité mensuelle de maniÚre plus précise.
Collaborateurs :
Identifiez les entrĂ©es multiples pour un mĂȘme collaborateur et consolidez-les en une seule fiche collaborateur. Archivez ou supprimez toute fiche inactive (dans le cas d'une mise en place d'interconnexion, cet archivage sera automatique).
Exemple: J'ai deux fiches pour le mĂȘme collaborateur, chacune avec un matricule diffĂ©rent. L'une est historique et contient l'ensemble des compĂ©tences et habilitations du collaborateur, tandis que l'autre a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e automatiquement par l'import de collaborateurs via votre SIRH et est vide.
âMercatips :
1. Je copie le matricule Ă conserver
2. J'archive ou supprime la fiche collaborateur non pertinente
3. Je remplace le matricule de ma fiche Ă conserver par le bon matricule
Compétences :
Examinez les compétences listées pour identifier les doublons potentiels et les compétences obsolÚtes.
Mercatips :
Pensez à trier par ordre alphabétique la désignation de vos compétences pour identifier spimplement vos doublons !
Vous pouvez vous rediriger vers votre référent Mercateam pour actualiser en masse de vos compétences
Habilitations :
Comme pour les compétences, cherchez les doublons et évaluez la pertinence de chaque habilitation. Vérifiez également les habilitations qui n'ont pas de période de validité.
Mercatips :
Pensez à trier par ordre alphabétique la désignation de vos habilitations pour identifier simplement vos doublons !
Vous pouvez vous rediriger vers votre référent Mercateam pour actualiser en masse de vos compétences.
Matrice de compétences et d'habilitations :
Vérifiez la pertinence des compétences et des habilitations spécifiques sur la matrice et mettez-les à jour.
Mercatips : Cochez les options "Afficher la polycompétence" et "Afficher le nombre de compétences par employé" afin d'identifier les compétences et habilitations les plus critiques et de les comparer à la réalité sur le terrain.
Matrice de Postes :
Si des changements ont été apportés à la configuration du site, vérifiez si les postes actuels reflÚtent cette nouvelle configuration. Vérifiez également que les compétences et/ou habilitations demandées pour tenir les postes sont bien à jour.
Affectations planning :
Surveillez réguliÚrement les alertes concernant les postes affectés afin de vous assurer que toutes les affectations sont pertinentes.
Mercatips : Si une alerte "habilitation/compétence manquante" apparaßt lors de l'affectation d'un collaborateur, demandez-vous si :
Le savoir-faire nécessaire au poste est bien paramétré, ou s'il faut adapter les exigences du poste
Ce collaborateur est en formation sur cette compétence
Ce collaborateur maitrise ce savoir-faire, et je dois mettre à jour la matrice de compétence
Autres
Questionnaires :
Identifiez les questionnaires qui sont rarement ou jamais utilisĂ©s. Ceux-ci peuvent ĂȘtre des candidats pour une rĂ©vision ou une suppression.
Mercatips : Je consulte l'onglet "Analyse" de la fonctionnalitĂ© "Formation", oĂč se trouve la liste des questionnaires crĂ©Ă©s. Dans la colonne "RĂ©alisĂ©s", j'observe le nombre de questionnaires complĂ©tĂ©s, ce qui me permet d'identifier ceux qui sont obsolĂštes.
Formations :
Examinez les formations en cours afin d'identifier les doublons potentiels et celles qui sont devenues obsolÚtes (notamment celles ayant des dates de fin dépassées depuis longtemps).
Mercatips :
Utilisez les filtres pour détecter les doublons !
Vérifiez la pertinence des formations dont les dates de fin sont dépassées depuis un certain temps.
Contenus:
Utilisez des termes descriptifs clairs et cohĂ©rents pour nommer les Ă©lĂ©ments de votre base de donnĂ©es. Ăvitez les acronymes obscurs et privilĂ©giez la simplicitĂ© pour une comprĂ©hension universelle.
Mercatips :
Différenciation des Compétences et des Habilitations : Utilisez des codes tels que "C12" pour les compétences et "H14" pour les habilitations afin de les distinguer clairement dans votre systÚme.
Attribution de Types de Document : DĂ©finissez des types de documents comme "Standards EN9100", "Livrets d'Instructions" ou "Documents de Formation" pour une identification et un filtrage efficaces de vos contenus, facilitant ainsi leur gestion.
Association de Contenus aux Postes : Pour rendre l'accÚs aux contenus plus facile, liez-les directement aux postes correspondants dans votre systÚme, facilitant ainsi la recherche et l'utilisation des ressources pour les employés.
CritÚres de nettoyage : Comment procéder ?
AprÚs avoir identifié les données obsolÚtes, le nettoyage peut commencer selon ces critÚres :
Mises à jour réguliÚres :
Planifiez des audits périodiques pour réévaluer l'état des données. Cela peut aider à maintenir la base de données en bonne santé et pertinente.
Retour des utilisateurs :
Intégrez les retours des utilisateurs dans le processus d'audit pour identifier les domaines qui peuvent nécessiter une attention particuliÚre ou une amélioration et les remonter lors de vos réunions.
Documentation :
Documentez le processus d'audit et de nettoyage pour une transparence complĂšte et pour faciliter les audits futurs.
INFO : Certaines modifications en masse de donnĂ©es peuvent ĂȘtre effectuĂ©es par l'Ă©quipe support Mercateam. Pour Ă©tudier cette option, veuillez contacter votre rĂ©fĂ©rent Mercateam ou directement via le chat support.
N'hésitez pas à nous faire un retour si vous rencontrez le moindre problÚme, nous sommes disponibles grùce au chat de Mercateam.