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📊 GĂ©rer efficacement vos intĂ©rimaires

Gérer de façon flexible les équipes d'intérimaires présentes dans les Opérations

Eva Laurent avatar
Écrit par Eva Laurent
Mis Ă  jour cette semaine

Introduction

La gestion des intĂ©rimaires est souvent un ping-pong entre les Ă©quipes RH, Production, Logistique, et parfois l'implant d’intĂ©rim. Entre planification, habilitations, affectations et remontĂ©es d'information, il est essentiel de disposer d’un outil clair et collaboratif.

Mercateam vous permet de piloter simplement et efficacement la gestion des intérimaires via une série de fonctionnalités adaptées à votre organisation.

Guide : 6 erreurs à éviter dans la gestion de vos intérimaires

1. Suivre et piloter les compétences & habilitations

Pour suivre les intérimaires, Nous vous recommandons de créer une équipe dédiée : RH Intérim.

Centralisez tous les intérimaires dans une équipe spécifique pour faciliter leur suivi administratif (contrats, habilitations, formations, etc...).

đŸ§© Cela vous permet de :

  • Garder une vue globale sur tous les intĂ©rimaires actifs

  • GĂ©rer plus facilement les habilitations obligatoires

  • Éviter les doublons ou oublis lors des exports ou des analyses

Exception : Si un intĂ©rimaire reste plusieurs semaines consĂ©cutives dans la mĂȘme Ă©quipe, il peut ĂȘtre rattachĂ© directement Ă  son Ă©quipe d’affectation. Cela facilitera la planification quotidienne et le lien avec le chef de secteur.

👉 Astuce : Utilisez l'encart "Fonction" ou "CatĂ©gorie" des fiches collaborateurs pour identifier l'agence d'intĂ©rim et faciliter le suivi.

Comment retrouver mes intérimaires s'ils sont répartis dans plusieurs équipes ?

🔍 Rechercher un collaborateur

Vous avez la possibilité de rechercher directement la fiche collaborateur qui vous intéresse, selon une recherche "simple" ou une recherche "avancée" regroupant plusieurs critÚres.

Article - Recherche simple
Article - Recherche avancée

📊 Suivi des habilitations

Utilisez le tableau de bord ou le module Pilotage pour repérer rapidement les collaborateurs sans habilitation à jour !

Article - Module Pilotage

2. Gestion des demandes d'intérimaires par le planning

Cette partie est à destination des chefs d'équipe, afin de recommander les meilleures pratiques concernant la gestion des demandes d'intérimaires lors de vos planifications.

Article - Créer son planning en 5 étapes

A - Demander un intérimaire du vivier (parmi intérimaires déjà existants)

Pour un intérimaire déjà présent dans les équipes, les Chefs d'équipe pourront faire une demande directement depuis le planning :

  1. Choisir le shift concerné

  2. Appuyer sur le bouton Mercato

  3. Choisir l’intĂ©rimaire

  4. Ajouter le tag SURCROIT ou REMPLACEMENT pour indiquer la raison (lien sur la gestion des tags)

B - Demander un nouvel intérimaire

MĂȘme dĂ©marche, mais :

  • Utiliser une fiche collaborateur fictive

  • MĂȘme systĂšme de tags (SURCROIT / REMPLACEMENT)

C - Informer que le Planning est fait

Nous recommandons aux chefs d'Ă©quipe d'ajouter une note une fois leur planning fini :

  • Note intitulĂ©e "Le planning est prĂȘt" + "remplacement(s) Ă  faire : X doit ĂȘtre remplacĂ© etc..." si des titulaires sont absents et censĂ©s ĂȘtre remplacĂ©s par des intĂ©rimaires qui ne sont pas encore crĂ©Ă©s

  • Ajouter l'Ă©quipe RH IntĂ©rim

Article - Créer une note

D - Recenser les demandes d'intérimaires

Une fois le planning fait par les chefs d'équipe, vous pouvez naviguer facilement dans les différentes vues pour recenser les demandes d'intérimaires.

Cas 1 : Intérimaires fictifs

  • Rechercher le collaborateur fictif

  • Vue "Collaborateur" dans l’équipe RH IntĂ©rim

  • Les pastilles d'alertes vous permettent de comprendre quelles compĂ©tences / habilitations sont nĂ©cessaire Ă  ce rĂŽle => permet de cibler le bon intĂ©rimaire pour travailler au poste demandĂ©

Cas 2 : Intérimaires existants

  • Affichage du Planning Global IntĂ©rim : vue d’ensemble de tous les intĂ©rimaires affectĂ©s

E - Suivre les affectations d’intĂ©rimaires

Afin de faire des analyses sur les affectations de vos équipes, vous avez la possibilité d'exporter vos affectations passées et futures depuis Mercateam (depuis votre vue planning pour exporter la semaine, ou depuis le menu "Exporter" derriÚre votre logo en haut à gauche pour pouvoir exporter plusieurs semaines d'un coup).

Une fois l'export réalisé, voici quelques recommandations :

  • Colonnes Ă  utiliser pour un TCD :

    • Semaine, CE, IntĂ©rimaire, Service, Justificatif, Qualification, Motif Contrat, Horaire, Centre de coĂ»t

  • Filtres recommandĂ©s :

    • Équipe primaire = RH IntĂ©rim

    • Statut = active

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